Adaptamos a nossa forma de trabalhar: muitas vezes trabalhamos no escritório, outras tantas trabalhamos em casa. Para pensarmos nos problemas mais comuns, ideamos um personagem-tipo: o Alex. Ele representa colegas que toda a gente conhece (ou que somos!).
Na Toyno, estamos sempre a pensar como é que o espaço pode responder às emoções e qual é o seu papel no quotidiano de quem está a trabalhar. Para o Alex, 1) pensamos numa emoção e na sua causa, 2) imaginamos em que cenário a estava a senti-la e 3) quais eram as consequências para o trabalho que tinha que desenvolver.
O Alex está cansado
Neste exercício, escolhemos o cansaço como emoção a ser trabalhada. Procuramos uma forma de olhar para esta emoção e como pode ser pensado dentro da sua organização.
O Alex está preocupado com a quantidade de trabalho que tem para fazer e com a forma como isso impacta a sua vida pessoal. Procura desafios, conhecimento e adora viver com a sua família.
Percebemos que, neste momento, o Alex sente falta de concentração e de foco. Sente também cluster mental, dores de costas e cabeça e sono profundo. Só que não descansa. Sente-se assim porque a quantidade de trabalho que tem para fazer não o permite fazer movimento físico e a esposa está a viajar. Por isso sente uma sobrecarga de trabalho doméstico e não tem tempo para descansar nem desligar a mente.
Depois de definida a emoção e as sensações associadas, perguntamo-nos:
Como podemos ajudar o Alex a contrariar o seu cansaço?
Pensamos no cansaço em três camadas: psicológico, fisiológico e ambiental. Aconselhamos o Alex a
Fazer mais pausas ao longo do dia de trabalho
Organizar as suas tarefas e enfrentá-las com calma, com menos stresse
Dar-se prazos mais longos (quando possível) para cumprir tarefas
Dormir a sesta à hora de almoço
Apanhar sol ou trabalhar num jardim quando é possível
Reduzir a utilização de telemóvel ou TV
Ter um espaço onde se possa focar, que seja leve e fonte de energia
Desfazer-se das coisas a mais, porque um espaço limpo equivale a uma mente mais limpa
E no espaço de trabalho? Como é que estes recursos se conjugam?
Quando pensamos no espaço de trabalho, imaginamos como é que estas ideias se podem traduzir em ações e mudanças físicas no espaço (mesmo que extremas!).
Clusterizamos e imaginamos que a chefia do Alex pode pensar em:
Exercício físico
Cadeiras com desequilíbrio, para nos manter focados e atentos
Motivar movimento físico, por exemplo através de exercícios que possam ser feitos com o equipamento de escritório
Criar uma zona de convívio com playground e atividades físicas programadas
Relaxar e dormir
Criar um ambiente com luzes reguláveis e mobiliário ajustável, onde cada pessoa pode reclinar as costas ou estender as pernas, ajustando-se às necessidades de cada pessoa
Cabines com sons relaxantes e com timer para poder fazer pausas entre reuniões
Investir em headphones com cancelamento de ruído
Criar um zona offline, do estilo zona de partilha onde não podem entrar telemóveis
Mobiliário mais variado
Mobiliário partilhado, onde há um esforço conjunto para todas as pessoas ficarem sentadas
Diversidade de assentos: uns mais firmes e outros mais fofos
O espaço ajuda a gerir o tempo e a organizar as tarefas
Mesa digital que muda de cor na minha zona para indicar se estou on ou off
Paredes interativas
Salas de reunião com timers
Sinalizações no espaço de que o tempo está a passar. Por exemplo, a luz pode mudar consoante a hora do dia
Motivação individual e estímulos
Criar um espaço para partilha de música e estante com livros e revistas
Criar um espaço onde posso comer e trabalhar em simultâneo. Por exemplo, criar uma zona onde posso tomar café e comer um bolo enquanto tenho uma reunião
Contacto com o exterior e elementos naturais
Paredes e tetos móveis que abrem para um jardim
Criar um espaço exterior e janelas muito grandes, que promova o equilíbrio entre luz artificial e natural
Ter disponíveis programas de eventos na cidade, livros e revistas
Estas são ideias pensadas a partir de um cenário utópico e personagem fictício, ambos sem contextualização. Na prática, trabalhamos com a organização para implementar ideias adaptáveis ao seu espaço, fugindo da neutralização dos espaços - tudo indica que a variabilidade e diversidade de espaços acrescentam valor à organização. Para a Toyno, o mais importante é testar e integrar, para promover o bem-estar e a produtividade.
Como é que o espaço de trabalho da tua organização contraria o teu cansaço?
