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O que é o estudo Spaces Between Us?

Leitura rápida: Perguntámo-nos como é que os espaços de trabalho podem promover o equilíbrio entre trabalho presencial e trabalho remoto e como é que as sedes se mantêm vivas quando os colaboradores preferem alternar entre o trabalho remoto e o trabalho presencial. Concluímos que os espaços de trabalho devem ter ainda mais capacidade para atrair colaboradores, passando a ser importantes centros de socialização.


Durante a pandemia adotamos as nossas casas como espaços de trabalho e tornamo-nos mais digitais, apesar de rapidamente sentirmos saudades dos escritórios. Mas quando regressamos aos espaços antigos, eles pareceram-nos obsoletos. Para nos adaptarmos ao modelo de teletrabalho, desenvolvemos necessidades das quais nos custa abdicar: ao mesmo tempo que pudemos passar a acordar mais tarde, deixamos de perder tempo com transportes. Na Toyno questionamo-nos:

O que significou voltar ao normal?

Como é que o design dos espaços de trabalho pode acompanhar as novas formas de trabalhar?

Como podemos responder às novas necessidades de CEOs e colaboradores?

Em 2020 começámos a nossa pesquisa sobre novos espaços de trabalho junto da nossa rede de parceiros, clientes, professores, cientistas, psicólogos e sociólogos, promovendo sessões de co-criação. Durante esta fase criámos personagens, prototipados cenários e escrevemos histórias que nos ajudaram a organizar a informação.

Condensamos a informação em dois personagens-tipo: a Fran e o Alex. Ambos pretendem representar colegas que todos conhecemos (ou que somos!). Criámos problemas e imaginamos como poderíamos resolvê-los.


A Fran adora estar ao ar livre, mas trabalha sempre a partir de casa. Precisa descansar mas não aguenta ver uma notificação sem responder, por isso responde sempre em tempo real! Não tem flexibilidade de horário, mas está sempre a trabalhar fora de horas. Com a pandemia, a Fran deixou de fazer trekking e tornou-se sedentária. Apesar de estar sempre ligada, passou a sentir-se mais sozinha e descobriu que não é muito produtiva de manhã.

O Alex está sempre desligado nas reuniões de equipa. Se por um lado está sempre acessível online, por outro não quer ser interrompido. Tem flexibilidade de horário, mas cumpre as horas de trabalho à risca! O seu trabalho precisa de foco, mas passa muito tempo em videoconferências. Com a pandemia, passou a estar mais disponível para os seus colegas porque deixou de perder tempo em deslocações e pode levar os miúdos à escola. O problema é que não se consegue concentrar a trabalhar em casa porque as crianças chegam às 16h.

Quando a Fran e o Alex regressaram ao escritório, depararam-se com questões por resolver. Como vamos retirar à Fran a necessidade de responder sempre em tempo real? Como vamos fazer com que a Fran volte a estar ao ar livre? Como é que o espaço se vai adaptar à necessidade de foco individual do Alex? Como vamos fazer com que o Alex não sinta as deslocações para o escritório como tempo perdido?


A combinação entre teletrabalho e flexibilidade de horário obrigaram-nos a rever todo o processo e dinâmicas de trabalho. Criou-se uma expectativa de imediatismo de resposta a e-mails e a presença constante de videochamadas coloca os colaboradores numa posição frágil e as organizações com um problema por resolver. Por outro lado a digitalização contribuiu para modelos de comunicação menos rígidos, menos departamentalizados e menos hierárquicos, o que promoveu uma maior ligação entre departamentos e equipas.

O espaço físico comporta uma carga formal que o espaço online faz desaparecer. Mas por terem desaparecido paredes físicas que reforçavam a hierarquia, deu-se um dos maiores problemas do teletrabalho: o excesso de comunicação.

A comunicação demasiado acessível não fez desaparecer a sensação de isolamento dos colaboradores. Continuámos a sentir a falta de contacto físico e de socialização com colegas, pelo que concluímos que os espaços de trabalho deverão responder às novas necessidades dos colaboradores.

Surgem duas grandes questões:

  1. Como é que os espaços de trabalho podem promover o equilíbrio entre trabalho presencial e trabalho remoto?

  2. Como é que as sedes se mantêm vivas quando os colaboradores preferem alternar entre o trabalho remoto e o trabalho presencial?

Ao pensarmos em espaços que têm em conta as expectativas e ansiedades dos colaboradores, estamos a pensá-los como espaços mais versáteis e flexíveis para acomodar diferentes atividades em simultâneo ou para responder à necessidade de desenvolver uma atividade em específico.

Os espaços de trabalho contemporâneos devem desenvolver novas características: devem ter ainda mais capacidade para atrair colaboradores, porque a concorrência oferece teletrabalho, atraindo os melhores cérebros, e devem passar a ser importantes centros de socialização, oferecendo a possibilidade de descanso, de trabalho colaborativo e de trabalho de alto foco. Com estas novas características, estaremos a adaptar os escritórios às necessidades emocionais dos colaboradores, investindo na produtividade e na qualidade do trabalho.