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The Future of Workspaces: insights do Workshop

Leitura rápida: espaços de trabalho neutros não são os mais adaptáveis às necessidades das equipas. Os espaços devem estar adaptados às flutuações de energia e de emoções que vão acontecendo ao longo do dia. Também devem estar adaptados àquilo que queremos sentir: pessoas com níveis de energia mais baixos poderão preferir estar num local que transmita altos níveis de energia para potenciar a sua performance (e a da sua equipa). Os espaços devem ser fáceis de ler e prontos para serem utilizados.

Um espaço onde até podemos trabalhar

Quando testámos os diferentes arquétipos de espaços de trabalho, quisemos:

Avaliar se a organização de espaços por níveis de energia (alto, neutro e baixo) tinha impacto na escolha que os participantes faziam dos espaços.

Avaliar havia diferença na escolha do espaço quando as atividades são em grupo ou individuais

Entender como diferentes atividades alteram a nossa percepção e escolha do espaço ideal para as realizar.

Verificámos que é importante criar espaços capazes de acomodar diferentes atividades e diferentes colaboradores, todos com emoções distintas. Para promover a autonomia do colaborador na escolha de espaços adequados ao seu estado de espírito e tarefa, os espaços não têm obrigatoriamente de comunicar as atividades que ali podem acontecer. O que os espaços devem comunicar é o que ali pode ser encontrado. Por exemplo, níveis de barulho, número de utilizadores, serviços e equipamentos disponíveis. Ou seja, deve haver a possibilidade de adaptação às tarefas e modo de estar geral.



Concluímos que nos sentimos bem num espaço quando o reconhecemos como nosso. Para que isso aconteça, o espaço tem que responder às nossas expectativas e suprir as nossas necessidades. Isto não significa que os espaços devam que ser neutros. Pelo contrário! As áreas sensoriais devem estar bem delimitadas para que o mood do espaço se misture com as emoções de cada pessoa.

Espaços fáceis de entender (como os que testámos em 3 cenários durante o workshop) são aqueles que comunicam um conjunto de regras claras sem recurso a legenda ou avisos. São espaços que utilizam estratégias sensoriais que permitem a apreensão imediata do ambiente.

Verificámos que, mesmo quando as pessoas têm emoções negativas ou estão sujeitas a momentos mais stressantes mas têm que cumprir um trabalho em equipa, entendem que o melhor a fazer é suprir a sua emoção individual para dar lugar ao melhor estado de espírito para o grupo. Em termos práticos, algumas pessoas com emoções de baixa energia preferiram o espaço que transmitia energia elevada para que o trabalho em equipa fosse potenciado.

A maior parte das pessoas escolheu espaços diferentes consoante o seu estado emocional individual. Mas nem todas aquelas com estados de espírito positivos escolheram espaços com alta ou média energia. Do mesmo modo, nem todas as pessoas com estados de espírito negativos escolheram espaços com luz diminuída. Houve também quem preferisse manter-se sempre no mesmo espaço, independentemente do tipo de atividade que tinham para cumprir ou do seu estado de espírito. Essas pessoas defenderam a sua escolha, dizendo que a adaptação a espaços novos (ou seja, ainda desconhecidos) pode levar tempo e ser um dispêndio desnecessário de energia. Concluímos que o espaço deve ser de fácil adaptação e rápida apropriação: os materiais devem estar todos à vista e a pessoa não deve demorar mais que uns segundos a apreender todo o local e as suas potencialidades.



A escolha do espaço de trabalho ideal está dependente do estado emocional dos colaboradores, bem como das tarefas que têm para desempenhar. Isto significa que se todos os colaboradores estiverem a trabalhar no mesmo espaço de trabalho em simultâneo, a probabilidade de algumas pessoas não estarem confortáveis e adaptados é elevada.

A consequência é a de um trabalho menos produtivo e menos eficiente.

E na sua organização? Todas as pessoas trabalham no mesmo espaço ao mesmo tempo?