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The Future of Workspaces: o Workshop

Leitura rápida: organizamos um workshop para perceber como é que as pessoas escolhem o seu espaço de trabalho. Quisemos perceber se escolhiam o seu espaço de acordo com as suas emoções ou de acordo com a tarefa que tinham para cumprir. A dinâmica das sessões foi baseada na nossa metodologia de trabalho: ação (com uma forte componente de prototipagem de espaços de trabalho), reflexão (sobre o que nos faz escolher um espaço e não outro) e partilha (com todas as pessoas presentes no workshop).


Os espaços de sede e os espaços de trabalho colaborativo ainda estão divididos por atividades: salas de reuniões, zonas de trabalho individual para foco ou zonas de refeição. Mas será que todas as pessoas preferem fazer trabalho de alto foco em salas insonorizadas ou sessões de ideação em espaços barulhentos? Ou será que escolhemos a zona ideal para trabalhar de acordo com a nossa disposição, independentemente do trabalho que vamos desempenhar?

Para compreendermos como devemos organizar os espaços de trabalho para incorporar pessoas em trabalho remoto e presencial, decidimos testar novas formas de organizar o espaço e prototipar novas ideias. Para isso envolvemos stakeholders que adotaram diferentes modelos de trabalho pós-pandemia.


Quisemos:

  • Testar novas formas de organizar e pensar os espaços de trabalho

  • Prototipar novos ambientes de trabalho para entender o que reforça a ligação de colaboradores aos espaços

  • Provocar e ouvir reações, estimulando a discussão sobre novos modelos de organização de espaços de trabalho


Como?

  • Através da criação de cenários que nos ajudam a refletir

  • Através de atividades que promoveram a criação, com conjunto com stakeholders, de soluções.

  • Através da discussão e da partilha de experiências.



Escolhemos espaços alegres porque estamos bem dispostos, ou ficamos bem dispostos porque escolhemos espaços alegres?


Quisemos saber se o estado de espírito ou o tipo de trabalho que as pessoas tinham para fazer naquele dia era determinante quando escolhiam um espaço para trabalhar.


Para testarmos esta hipótese, construímos 3 espaços com níveis de energia diferentes: alta, neutra e baixa. Testámos a possibilidade de organizar os espaços de sede por níveis de energia que estejam mais ligados às necessidades emocionais dos colaboradores ao longo do dia, em vez de criarmos espaços direcionados para tarefas definidas (por exemplo: sala de reuniões, espaço de socialização, espaço de alto foco).

Também determinámos que emoções iriam sentir os participantes. Escolhemos 8 emoções positivas e negativas. Estas eram atribuídas aos participantes e as escolhas ao longo do workshop seriam determinadas pelo mood que lhe tinha calhado.

Organizamos duas atividades diferentes: uma em equipa e uma individual. Queríamos compreender se a pessoa, com uma dada emoção atribuída, coloca a necessidade de cumprir a atividade em equipa à frente da sua necessidade emocional.


Emoções e espaços

Não somos emocionalmente lineares ao longo de uma semana de trabalho (nem mesmo ao longo do dia!). Uma interação com um colega, uma tarefa que apareceu sem estar planeada e outras questões pessoais podem alterar a forma que nos sentimos.

Sejam emoções positivas ou negativas (ou a combinação/variação entre as duas) a nossa percepção do espaço muda consoante a forma como nos sentimos. A criação de diferentes espaços que nos permitem acolher ou contrariar o estado de espírito em que estamos, faz com que o colaborador sinta que está a ser visto e que pode escolher onde prefere estar.



Dinâmica das sessões


  • Ação: Este workshop tem uma forte componente de teste e prototipagem. Desta forma, todas as atividades propostas apresentam um outcome físico que serve de base para a partilha de experiências.

  • Reflexão: Vamos refletir sobre a forma como escolhemos um espaço para trabalhar e quais os fatores pessoais e externos que estão envolvidos neste processo de escolha.

  • Partilha: Vamos partilhar resultados e experiências entre todos, para chegarmos a conclusões que nos ajudem a projetar espaços de trabalho mais saudáveis e apelativos.



A metodologia deste workshop promove o trabalho em pequenos grupos focados na resolução de um desafio comum com partilha de resultados entre quem participa. Acreditamos que a partilha é essencial para construção conjunta de pensamento e para a comparação de visões e ideias.